La 4.4 no fue un ajuste técnico
La versión 4.4 de los comprobantes electrónicos reemplazó por completo a la 4.3 en Costa Rica. Es obligatoria desde el 1 de septiembre de 2025, después de un período de convivencia que empezó en abril de ese año.
Se presentó como una actualización del esquema XML, y en parte lo es: más de cien ajustes de estructura y validación. Pero trajo cambios que afectan la operación diaria, no sólo el archivo que viaja a Hacienda.
Si vendes en línea en Costa Rica, hay cuatro que importan.
Los cambios que pegan en un ecommerce
1. El Recibo Electrónico de Pago (REP)
Es el comprobante nuevo más comentado. Aplica cuando se factura a crédito y el pago del IVA se difiere: se emite una vez que el dinero se recibe, y permite reportar el IVA en ese momento y no al emitir la factura original.
Para venta a consumidor final con pago inmediato no cambia nada. Para venta B2B con crédito —que es donde suele estar el margen— agrega un documento y un momento nuevo al flujo: ya no basta con facturar, hay que documentar el pago cuando ocurre.
2. Códigos obligatorios por medio de pago
La 4.4 exige consignar cómo se pagó, con códigos específicos para efectivo, tarjeta, Sinpe Móvil y otras plataformas digitales.
En un ecommerce el medio de pago lo determina la pasarela, no la persona que factura. Eso significa que el dato tiene que viajar desde el checkout hasta el documento. Si la emisión es manual, alguien está adivinando ese campo.
3. Validación en tres niveles
Hacienda ahora verifica estructura, formato y coherencia de los datos contra su base oficial antes de aceptar un comprobante. Un dato inconsistente —una cédula mal formada, un código que no corresponde— ya no pasa.
La consecuencia práctica: los rechazos aparecen en el momento, no en la contabilidad del mes siguiente. Es mejor, pero exige que los datos del cliente estén bien capturados desde el checkout.
4. Factura electrónica de compra ampliada
Ahora también cubre compras a proveedores extranjeros no domiciliados. Si tu operación paga licencias, servidores o servicios fuera de Costa Rica —el caso de casi cualquier ecommerce— esos comprobantes extranjeros no tienen validez local y corresponde respaldarlos con una factura electrónica de compra.
Lo que viene: anexos y estructuras actualizados
Hacienda actualizó los anexos y estructuras de la versión 4.4 con nuevos códigos, documentos de referencia, ajustes contables y el uso de cédulas jurídicas alfanuméricas.
Esos cambios deben estar implementados a partir del 1 de noviembre de 2026. O sea, la 4.4 no es un tema cerrado: es una base sobre la que Hacienda sigue ajustando.
Para quien evalúa un proveedor de facturación, esa es la pregunta útil: no si soporta 4.4, sino con qué rapidez incorporó los últimos anexos.
Dónde se rompe la cadena en una tienda online
El problema costarricense es el mismo que en Chile, con otra normativa encima: la plataforma de ecommerce genera un pedido, no un comprobante electrónico.
Los tres caminos son los conocidos:
| Camino | Cuándo conviene | Riesgo |
|---|---|---|
| Plugin o app conectada a un proveedor | Tiendas sin ERP | Depende de qué tan al día esté el proveedor |
| Emisión manual | Volumen muy bajo | Insostenible, y los rechazos aparecen tarde |
| Emisión desde el ERP | Ya tienes ERP con facturación al día | Requiere que los pedidos bajen solos |
Si tu empresa ya opera con Softland en Costa Rica, la tercera es la que menos piezas nuevas agrega: el comprobante se emite donde ya está resuelto el cumplimiento, y la contabilidad no se parte en dos sistemas.
Lo que hay que conectar es lo de siempre: que el pedido de la tienda llegue al ERP con el cliente correcto, el medio de pago correcto y el detalle correcto. Con la validación en tres niveles de la 4.4, "el correcto" dejó de ser una aspiración.
Qué revisar en tu operación
Paso 1: confirmar que tu sistema opera sobre 4.4 real
A esta altura debería. Si tu proveedor sigue apoyándose en lógica de la 4.3, los rechazos ya deberían estar apareciendo.
Paso 2: verificar la captura de datos del cliente
Cédula física o jurídica bien formada, correo válido, condición de venta. La validación de Hacienda cruza estos datos contra su base: capturarlos mal en el checkout es garantizar un rechazo.
Paso 3: mapear el medio de pago desde la pasarela
Que el código de forma de pago del comprobante venga del dato real de la transacción, no de un valor por defecto.
Paso 4: definir el flujo del REP si vendes a crédito
Quién lo emite, cuándo y con qué disparador. Si tu canal B2B factura a crédito, este es el cambio de proceso más concreto de la 4.4.
Paso 5: revisar el calendario de anexos
Confirmar con tu proveedor que estará al día con los anexos exigibles desde noviembre de 2026.
Preguntas frecuentes
¿Desde cuándo es obligatoria la versión 4.4 en Costa Rica?
Desde el 1 de septiembre de 2025. Hubo un período de convivencia con la 4.3 que comenzó en abril de 2025. Además, hay anexos y estructuras actualizados que deben implementarse a partir del 1 de noviembre de 2026.
¿Qué es el Recibo Electrónico de Pago?
Un comprobante que se emite cuando se factura a crédito y se difiere el pago del IVA. Se genera al recibir el dinero y permite reportar el IVA en ese momento. También se usa en ventas a instituciones públicas.
¿Un ecommerce necesita emitir REP?
Sólo si factura a crédito. En venta a consumidor final con pago inmediato no aplica. Si tienes canal B2B con condiciones de pago, sí.
¿Sinpe Móvil requiere algo especial en la factura?
Sí. La 4.4 incorporó códigos específicos para registrar pagos por Sinpe Móvil y otras plataformas digitales, así que el medio de pago debe consignarse con el código que corresponde.
¿Puedo emitir los comprobantes desde mi ERP en vez de un plugin?
Sí, y si ya operas con un ERP con facturación al día suele ser lo más simple: evita mantener dos sistemas de emisión y mantiene la contabilidad en un solo lugar. La condición es que los pedidos de la tienda lleguen al ERP automáticamente.
Conclusión
La 4.4 subió la exigencia sobre la calidad del dato: ya no basta con emitir, hay que emitir con información que Hacienda pueda validar contra su base, y documentar el pago cuando corresponde.
Para un ecommerce eso se traduce en algo concreto: la cadena entre el checkout y el comprobante tiene que estar conectada. Cada persona en el medio es un lugar donde el dato se degrada.